Tugas Pokok Tenaga Administrasi di Sekolah

apologiku.com - Tenaga administrasi di sekolah memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran operasional sekolah. 

Berikut adalah tugas pokok yang biasanya menjadi tanggung jawab tenaga admin di sekolah:

1. Pengelolaan Dokumen dan Arsip

Tenaga admin bertugas untuk mengelola dan menyimpan dokumen-dokumen penting sekolah, seperti surat menyurat, dokumen akademik, dokumen kepegawaian, dan lainnya. tidak hanya itu, admin juga perlu untuk mengarsipkan dokumen dengan baik untuk memudahkan akses saat diperlukan serta menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen yang sensitif.

2. Penerimaan dan Pengolahan Surat

Tenaga admin adalah orang yang menerima, mencatat, dan mendistribusikan surat masuk kepada pihak yang berkepentingan di sekolah. Menyusun dan mengirimkan surat keluar sesuai dengan prosedur yang berlaku. Mengelola komunikasi resmi antara sekolah dengan pihak luar, termasuk orang tua murid, dinas pendidikan, dan instansi lainnya.

3. Pelayanan Publik

Admin bertugas memberikan pelayanan publik seperti, melayani kebutuhan administratif guru, siswa, dan orang tua, seperti permintaan surat keterangan, pengambilan rapor, dan sebagainya. Memberikan informasi kepada pengunjung yang datang ke sekolah. Mengatur jadwal dan mengelola keperluan pertemuan antara pihak sekolah dengan orang tua atau tamu lainnya.

4. Pengelolaan Inventaris Sekolah

Admin juga bertugas membantu pengelola aset di sekolah dalam mencatat barang inventaris milik sekolah, seperti peralatan kantor dan perlengkapan lainnya, melakukan pengecekan dan pembaruan data inventaris secara berkala hingga membantu dalam pengadaan barang dan peralatan yang diperlukan oleh sekolah.

5. Pengelolaan Keuangan

Dalam hal ini, admin hanya membantu bendahara dalam pencatatan dan pengelolaan keuangan sekolah, terutama dalam hal pengumpulan dana, pembayaran, dan pengarsipan bukti transaksi, menyusun laporan keuangan harian, mingguan, atau bulanan jika diperlukan.

6. Pengelolaan Kegiatan Sekolah

Membantu dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan sekolah seperti rapat, ujian, acara-acara khusus, dan kegiatan ekstrakurikuler. Mengatur kebutuhan logistik untuk berbagai kegiatan, seperti penyediaan ruang, peralatan, dan konsumsi.

7. Penggunaan Sistem Administrasi Sekolah

Menggunakan perangkat lunak atau sistem administrasi sekolah untuk mengelola data dan informasi secara digital. Menginput dan memperbarui data siswa, guru, dan kegiatan sekolah di sistem yang digunakan.

8. Pelaporan

Tenaga admin tentunya harus menyusun laporan administratif secara berkala kepada kepala sekolah atau pihak manajemen sekolah serta membantu dalam penyusunan laporan yang diperlukan oleh dinas pendidikan atau instansi terkait.

9. Tugas Lain yang Diberikan oleh Kepala Sekolah

Tugas lain dalam hal ini adalah apa saja yang dibutuhkan oleh kapala sekolah seperti membantu persiapan dokumen akreditasi, administrasi penerimaan siswa baru, dan lainnya.

Tugas-tugas ini dapat bervariasi tergantung pada kebijakan sekolah dan jumlah tenaga admin yang ada, dan ukuran sekolah. Tenaga administrasi juga perlu memiliki keterampilan dalam manajemen waktu, komunikasi, dan penggunaan teknologi untuk mendukung pekerjaan mereka.